Prázdný inbox, nebo dvě dávky pošty denně? Co zvedne produktivitu

Prázdný inbox neznamená, že odpovíte na všechno hned. Znamená, že každá zpráva dostane rozhodnutí: vyřídit, přeposlat, odložit na konkrétní den, nebo smazat. Druhá oblíbená metoda pracuje opačně a poštu otevírá jen dvakrát nebo třikrát denně. Obě fungují, jen každá jiným lidem. Podnikatel, který žije z rychlých odpovědí zákazníkům, potřebuje něco jiného než ten, kdo potřebuje hodiny soustředění na nabídky a účetnictví.

Co která metoda slibuje

Prázdný inbox řeší chaos. Doručená pošta se přestane chovat jako seznam úkolů, do kterého se po večerech přidává dalších třicet řádků. Každá zpráva se zpracuje do jedné ze čtyř přihrádek: hotovo, čeká na odpověď druhé strany, naplánováno, archiv. Co není hotové, má termín.

Dávkování pošty řeší rušení. Nezajímá ho počet zpráv v schránce, ale to, kolikrát za den vás přeruší. Pošta se čte například v deset a v půl čtvrté, mezitím je program zavřený a oznámení vypnutá.

Srovnání v tabulce

Hledisko	Prázdný inbox	Dvě dávky denně
Hlavní přínos	přehled, nic se neztratí	nepřerušené soustředění
Rychlost odpovědi	obvykle v řádu hodin	až půl dne
Nároky na disciplínu	rozhodnout u každé zprávy	nenahlížet mimo termín
Hrozí	pošta se stane celodenní prací	přehlédnutá naléhavá zpráva
Hodí se	obchod, podpora, koordinace	tvorba, kalkulace, účetnictví

Kdy vyhrává prázdný inbox

Pokud denně dostáváte desítky zpráv od zákazníků, dodavatelů a zaměstnanců, odložená pošta se rychle hromadí a uniká v ní to podstatné. Příklad: truhlář, který odpoví na poptávku do dvou hodin, vyhraje zakázku častěji než ten, kdo se ozve druhý den. Pro něj je užitečné, že každá poptávka dostane okamžitě štítek a termín.

Metoda pomáhá i lidem, kteří mají v poště velké množství připomínek, faktur a potvrzení. Prázdná schránka je pak kontrolní seznam: co tam zbylo, to je ještě otevřené.

Kdy stačí dávky

Dávky se osvědčí tam, kde výsledek práce závisí na delším nepřerušeném úseku. Grafik, programátor nebo účetní ztratí po každém přerušení několik minut, než se vrátí do práce. Dvě pevné návštěvy pošty tuhle ztrátu omezí.

Dávky ale vyžadují dohodu s okolím. Zákazníkům stačí věta v podpisu, že odpovídáte dvakrát denně. Na opravdu naléhavé věci uveďte telefon. Bez takové domluvy se z klidu stane stres, že něco mezitím hoří.

Ilustrační den: účetní na volné noze přijde v osm, pošta zůstane zavřená do deseti. V deset projde dvacet zpráv. Pět vyřídí hned, osm převede na úkoly se jménem klienta a termínem, sedm smaže nebo archivuje. Do schránky se vrátí v půl čtvrté. Za dvě návštěvy tak stráví poštou zhruba hodinu a půl, ale zbytek dne nemá důvod se po každé zprávě ohlížet. Jakmile se objeví zákazník, který čeká, využije telefonní kontakt.

Opačný příklad: obchodník, který zpracovává poptávky. Dvě dávky denně by pro něj znamenaly ztrátu zakázek, protože konkurent odpoví dřív. Hodí se mu čtyři až pět krátkých kontrol po třiceti minutách a pevná pravidla, která poptávku z nové zprávy okamžitě odliší od informačních e-mailů.

Jak obě metody spojit

Většina malých podnikatelů skončí u kombinace. Pošta se čte ve dvou nebo třech blocích a při každém bloku se zpracuje do nuly, tedy podle pravidel prázdného inboxu. Mimo blok zůstává program zavřený.

• Pravidla pro automatické třídění: faktury, newslettery a oznámení putují do vlastních složek a neruší.
• Zprávu, která zabere méně než dvě minuty, vyřiďte hned, delší převeďte na úkol s datem.
• Jednou týdně projděte složku „čeká na odpověď“ a připomeňte se.

Kdy se obě metody rozpadnou

Prázdný inbox se rozpadne, když ho používáte jako důkaz pracovitosti. Člověk pak vyřizuje snadné zprávy, aby schránka vypadala hezky, a těžké úkoly odkládá. Dávky se rozpadnou, když se z nich stane výmluva pro mlčení. Zákazník, který čeká tři dny na odpověď, nepochopí, že jste byl soustředěný.

Poznáte to podle jednoduché zkoušky. Po týdnu zkuste spočítat, kolik hodin jste věnovali poště a kolik práci, za kterou vám zákazníci platí. Pokud pošta zabírá většinu dne, problém není v metodě, ale v tom, že zprávy nahrazují práci nebo že vám chybí šablony odpovědí, které by běžné dotazy vyřídily za minutu.

Časté otázky

Musím opravdu mít schránku prázdnou?

Ne. Cílem není nula, ale to, že u každé zprávy víte, co s ní bude. Klidně v poště zůstane padesát vyřízených vláken, pokud jsou označená a nepletou se mezi nové zprávy.

Jak často kontrolovat poštu, když čekám důležitou odpověď?

Pro jednu konkrétní zprávu nastavte upozornění jen od daného odesílatele a ostatní oznámení nechte vypnutá. Tak nemusíte schránku hlídat a nic důležitého neminete.

Hodí se to i pro firmu s jedním společným e-mailem?

Ano, ale musí být jasné, kdo zprávu převzal. Stačí štítek se jménem nebo přiřazení v sdílené schránce, jinak ji dva lidé vyřídí dvakrát nebo ji nevyřídí nikdo.

Zdroje

• Odborné materiály o time managementu a organizaci práce
• Nápověda poštovních klientů k pravidlům a filtrům