Nezařazené

Jak zvýšit produktivitu v podnikání: udržujte prázdný inbox

Podívejte se do vaší emailové schránky – kolik emailů máte v hlavním složce doručené pošty? 100, 500 nebo více než tisíc? Velké množství emailů v inboxu (doručené poště) vás obírá o čas a ztěžuje vám podnikání. Jak na to? Proč je plný složka doručené pošty problém? Podívejme se na několik důvodů, proč může být plný […]

Podívejte se do vaší emailové schránky – kolik emailů máte v hlavním složce doručené pošty? 100, 500 nebo více než tisíc? Velké množství emailů v inboxu (doručené poště) vás obírá o čas a ztěžuje vám podnikání. Jak na to?
Proč je plný složka doručené pošty problém?

Podívejme se na několik důvodů, proč může být plný inbox problémem při podnikání:

Velké množství emailů odpoutává vaši pozornost od důležitých emailů:

“Sakra, kde je ten e-mail od zákazníka, na který musím ještě dnes odpovědět ?!”

Mnoho emailů v inboxu znamená, že nedokážete rychle najít ten správný email:

“Kde je ten nový ceník, co přišel tento týden ?!”

Po otevření pošty nevíte rychle rozlišit vyřešeny a nevyřešené emaily:

“Odpověděl jsem už na tento email nebo ne?”

Pokud nevíte, který email je vybaven a který ještě ne, tak si to nevědomě musíte držet v hlavě. To zbytečně zatěžuje mysl a nemůžete se plnohodnotně soustředit na práci (nebo i odpočinek.)

Jak přicházíme o čas

Prohrabávání se v množství emailů vás zpomaluje při práci a zcela zbytečně ztrácíte drahocenný podnikatelský čas. Pokud vždy po otevření emailové schránky musíte očima alespoň minutu prohlížet seznam emailů, a tuto zbytečnou činnost uděláte řekněme 10 krát za den, tak za týden se ošidíte o více než hodinu času. Za měsíc je to téměř 5 hodin absolutně neužitečného času, které byste mohli využít daleko lépe kreativní prací nebo třeba odpočinkem. Nepotěšilo by vás, kdyby vám na konci měsíce někdo daroval 5 hodin volna?

Jak na prázdný inbox? Archivujte!

Vytvořte si složky, do kterých budete třídit e-maily. Nevytvářejte zbytečně mnoho složek, protože v nich za chvíli ztratíte přehled. Doporučuji vytvořit čtyři základní složky “akce”, “čekám”, “přečíst” a “archiv”.

Gmail (nebo i Thunderbird) má složka “archiv” již v sobě zabudovaný. S ním spojená funkce “archivovat” je mimořádně užitečná věc.

Klíčové je, abyste po přečtení e-mailu okamžitě rozhodli, co s ním uděláte:

  • Pokud se dá záležitost vyřešit do dvou minut, vybavte to ihned. Odpovězte HNED TEĎ. Potom email archivujte (tj klepnutím na tlačítko ARCHIVUJ nebo jej ručně přesuňte do složky “archiv”). E-mail tím nevymažete, jen se přesune do archivu. Bude k dispozici, pokud ho později budete potřebovat.

Tip pro Gmail: při odesílání odpovědi na e-mail klikněte ne na tradiční tlačítko ODESLAT, ale na ODESLAT a archivovat. E-mail je archivován a v inboxu máte o jednu zprávu méně. Funkci ARCHIVUJ najdete iv mobilech

  • Pokud si e-mail vyžaduje vaši delší pozornost (musíte udělat cenovou nabídku, nebo si nejprve připravit podklady, abyste mohli kompetentně odpovědět), potom e-mail přesuňte do složky “akce”. Přesunutí emailu do této složky ale neznamená, že na email zapomenete: k emailem ve složce “akce” se musíte pravidelně vracet – alespoň jednou denně – a věnovat se úkolům, které jste si přesunuli.Pokud pro vyřešení emailu musíte nejprve získat od někoho další informace (od kolegy, od jiné firmy) nebo vám cokoli brání v okamžité odpovědi, pak email přesuňte do složky “čekám”. Když dostanete doplňující informace pro vyřešení problému, pak odešlete odpověď a email archivujte.
      • Pokud dostanete dlouhý email, který si chcete přečíst, ale nemusíte na něj odpovídat (např. Článek z vašeho oblíbeného webu, informace o nových produktech a pod.), Přesuňte jej do složky “přečíst”. Přečtete si ho později.
      • Pokud se nemůžete rozhodnout, co s emailem, archivujte ho, aby zmizel z Inboxu. Nebude vás dále zatěžovat. A v případě potřeby ho najdete v archivu.
      • Ve všech ostatních případech lze email klidně vymazat.

    Na každou jednu emailovou zprávu, která dorazí do vašeho Inboxu, se dají použít výše uvedené pravidla. Pokud si navyknete dodržovat je, budete mít přehledný prázdný inbox.

Co s plným Inbox

Určitě si teď říkáte:

Fajn, mám nyní v inboxu tisíc emailů, co s nimi teď? Vždyť jen roztřídění mi zabere alespoň dva pracovní dny!

Na první pohled složitá otázka, ale má jednoduché řešení. Označte všechny emaily starší než měsíc, a přetáhněte je do archivu. Proč? Pokud jste všechny tyto staré emaily nevyřešily dosud, tak to znamená, že nevyžadovaly vaši pozornost. V inboxu vám zůstanou emaily ne starší než měsíc a ty roztřídíte za chvíli.

Prý nemám průběžně kontrolovat emailovou schránku!

Malá odbočka od Inboxu. V mnoha článcích týkajících se produktivity a e-mailů najdete radu, abyste průběžně během dne nekontrolovali emailovou schránku. To znamená, že pokud Vám přijde nový e-mail, nemáte ho ihned otevírat, ale máte si na vyřízení všech emailů vyhradit jen určitý čas během dne. Tato řada má význam pro soukromé osoby, ale v podnikání to není velmi možné. Zákazníci chtějí, abyste jim na e-mail reagovali co nejdříve. Můžete však přidělit přístup do firemní emailové pošty někomu jinému, aby alespoň základní emaily vybavil za vás. V každém případě, pokud se soustředěně věnujete konkrétní činnosti, tak mějte emailovou poštu zavřenou, aby vás nové emaily nevyrušovali.

Pokud ale vaše podnikání nevyžaduje okamžitou reakci na dotazy zákazníků, pak je tato řada užitečná a držte se jí – vyhraďte si nějaký čas během dne, kdy se budete věnovat emailem. Nové emaily nebudou odvést vaši pozornost během důležitějších aktivit.

Jaké jsou výhody prázdného Inboxu?

Na závěr si shrneme tři základní důvody, proč je dobré udržovat složka doručené pošty prázdný.

Přehlednost. Ihned víte, co vyžaduje vaši pozornost a co ne. Nemusíte hledat emaily, na které máte odpovědět.

Prázdná mysl. Nebudou vás zatěžovat nevyřízené emaily. Nemusíte držet v hlavě připomínku, na který email je ještě třeba odpovědět a co je třeba řešit.

Volný čas. Pokud vždy po otevření doručené pošty musíte očima skenovat, kterým mailem třeba věnovat pozornost, pak s prázdným Inbox získáte ročně dobrých 35 hodin volného času.

Archivování zdar!

Jak se vám daří udržovat prázdný inbox? Napište nám do komentáře pod článkem.