Proč multitasking v práci zpomaluje a komu se hodí přepínání

Telefon na stole, otevřený e-mail, rozepsaná tabulka a k tomu kolega, který se ptá na pomoc. Pocit, že zvládáte všechno najednou, bývá klamný. Mozek při náročných úkolech nepracuje paralelně, ale rychle přepíná, a každé přepnutí něco stojí. Podívejte se, které představy o multitaskingu neplatí, a kdy se mu naopak vyhnout nedá.

Omyl: zvládám dělat víc věcí najednou

Skutečně paralelně lze dělat jen činnosti, z nichž jedna je automatická. Poslouchat hudbu při úklidu nebo chodit při telefonování nevadí. Dvě úkoly vyžadující pozornost se ale ruší.

Psaní zprávy při poslechu porady je typický příklad. Buď zachytíte jednání, nebo napíšete dobrý text. Většinou se děje to druhé na úkor prvního.

Pocit rychlosti vzniká tím, že pořád něco děláte. Hotová práce se ale zpožďuje. Zkuste si změřit, za jak dlouho dokončíte úkol v klidu a za jak dlouho s přerušeními.

Co stojí každé přepnutí

Po přerušení se musíte vracet k původní myšlence. Vzpomínáte, kde jste skončili, co jste chtěli napsat, jaký byl plán. Tento návrat trvá déle, než se zdá.

Modelový příklad: účetní zpracovává fakturu a každých deset minut ji někdo vyruší. Po každém přerušení ztratí chvíli na zorientování. Za hodinu se ta chvíle sečte do podstatné části času.

Roste také pravděpodobnost chyby. Při roztříštěné pozornosti snadno přehlédnete číslici nebo přílohu. U odpovědných činností to může být drahé.

Omyl: někdo to umí a já ne

Lidé se liší v odolnosti vůči rušení, ale schopnost plně se soustředit na dva složité úkoly najednou je vzácná. Většina z nás přepíná, jen s různou rychlostí a únavou. Nejde o osobní selhání.

Zlepšit se lze návykem. Kdo si zvykne pracovat v blocích, zvládne víc dokončených věcí. Je to dovednost, kterou lze trénovat.

Neporovnávejte se s kolegou, který se tváří klidně. Nevidíte, kolik úkolů nechává rozpracovaných. Vlastní měřítko je užitečnější.

Kdy se přepínání nevyhnete

Některá práce je přepínáním z podstaty. Recepce, zákaznická linka, ošetřovatelství nebo vedení menšího týmu vyžadují reakci na podněty. Zde se nedá schovat do zvukotěsné bubliny.

V takové práci pomáhá strukturování. Vyhraďte si krátký pevný čas na nejtěžší úkol a ostatním podnětům ho nepředávejte. Kolegové si zvyknou, že máte okno bez rušení.

Pomůže také priorita. Co je opravdu naléhavé a co jen působí naléhavě? Rozlišení ušetří spoustu zbytečných přerušení.

Co funguje místo multitaskingu

• Pracujte v blocích třiceti až devadesáti minut na jednom úkolu.
• Vypněte oznámení a e-maily kontrolujte ve stanovenou dobu.
• Pište si myšlenky stranou, ať vás nerozptylují.
• Po bloku udělejte krátkou pauzu.

Délku bloku přizpůsobte sobě a typu práce. Pro někoho je ideální čtyřicet minut, pro jiného dvě hodiny. Vyzkoušejte a upravte.

Rozepsanou věc před odchodem zapište do dvou vět, kde jste skončili. Při návratu pak nezačínáte od nuly. Je to nejlevnější pojistka.

Komu se střídání úkolů hodí

Střídání pomáhá tam, kde je práce dlouhá a monotónní. Změna činnosti osvěží pozornost. Důležité je střídat vědomě v daných intervalech, ne podle každého zvuku.

Kreativní práce někdy těží z krátkých odboček. Když se zaseknete, odvedení myšlenek jinam může pomoci. Pak se vraťte k původnímu úkolu.

V týmovém prostředí si ujasněte pravidla. Kdy lze rušit a kdy ne. Dohoda ušetří konflikty i čas.

Časté otázky

Je poslech hudby při práci multitasking?

Záleží na hudbě a práci. Instrumentální hudba při rutinním úkolu většinou nevadí. Písně se slovy mohou rušit při psaní nebo čtení.

Kolik oken má smysl mít otevřených?

Tolik, kolik potřebujete pro aktuální úkol. Ostatní zavřete, snižuje to pokušení přepnout. Jednoduché pravidlo funguje lépe než složitá pravidla.

Pomůže mi technika pomodoro?

Pro mnoho lidí ano. Pracujete v krátkých blocích s pauzou. Pokud vám nevyhovuje, upravte délku podle sebe.

Zdroje

• Odborná literatura z pracovní psychologie
• Státní zdravotní ústav