5 situací, kdy ústní dohodu potvrďte e-mailem

Po schůzce si všichni odnesou trochu jinou verzi toho, co bylo domluveno. Za týden se ukáže, že termín byl jiný, rozsah práce také a nikdo si nepamatuje, kdo měl co poslat. Krátký e-mail s potvrzením dohody takové nedorozumění odstraní, a to bez formálního tónu. Neslouží jako důkaz u soudu, ale jako společná paměť. Pět níže popsaných situací patří mezi ty, kdy se jeho napsání vyplatí.

Změna termínu nebo rozsahu

Zadavatel se po telefonu zeptá, jestli by bylo možné dodat o týden dříve a přidat jednu přílohu. Řeknete, že ano, a zavěsíte. Bez zápisu si každý pamatuje jinou verzi.

Pošlete dvě věty: „Dohodli jsme se, že dodám do pátku 14. a doplním přílohu A. Pokud něco neodpovídá, dejte vědět.“ Příjemce má možnost opravit a vy máte stopu.

Zvlášť důležité je to u změn, které se dotýkají ceny nebo pracnosti. Dodatečné požadavky se jinak snadno ztratí.

Dohoda o ceně a platbě

Při ústním ujednání o odměně nebo splatnosti se snadno stane, že se čísla rozejdou. Potvrzení by mělo obsahovat částku, způsob výpočtu a termín. Ke slovům „přibližně“ a „asi“ přidejte rozmezí.

U zakázek mimo smlouvu je e-mail nejméně jednoduchá forma zápisu. Pro větší částky nebo dlouhodobou spolupráci je vhodná písemná smlouva, o jejíž podobě se poraďte s odborníkem.

Podmínky, které se týkají daní, pojištění či autorských práv, ověřte u účetního nebo právníka. E-mail nahrazuje paměť, ne odborné posouzení.

Přidělení úkolu v týmu

Když se na poradě řekne „někdo by měl zjistit ceny“, většinou to nikdo neudělá. Po schůzce proto pošlete krátký seznam: co, kdo, do kdy. Každý vidí svůj úkol a termín.

Nepotřebujete dlouhý zápis. Tři řádky s konkrétními jmény jsou účinnější než stránka souvislého textu.

Pokud úkol vyžaduje souhlas nadřízeného, přidejte ho do kopie. Zpráva tak slouží i jako informace o stavu věcí.

Ústní slib od nadřízeného

Nadřízený na chodbě řekne, že si můžete příští měsíc vzít dva dny volna navíc nebo že se o odměně rozhodne po projektu. Slib může být míněn upřímně, ale lidé se mění a zapomínají.

Pošlete poděkování s odkazem na dohodu: „Děkuji za domluvu, ráda si vezmu volno 12. a 13. října.“ Tón je přátelský, a přesto stopu zanechává.

Nejde o nedůvěru. Zápis chrání obě strany, a pokud vás nadřízený opraví, je lépe to zjistit hned.

Dohoda s externistou nebo dodavatelem

U spolupráce mimo pracovní poměr se pravidla rychle rozmazávají. Kdo dodá podklady, kolik kol úprav zahrnuje cena, kdo hradí cestovné? Pokud se o tom mluvilo, potvrďte to.

E-mail pak slouží jako odkaz při dalších sporech. Odkaz na konkrétní zprávu uspíší vyjasnění.

U práv k dílu, mlčenlivosti a odpovědnosti ověřte, zda stačí e-mail, nebo je třeba smlouva. Rozhodnutí patří odborníkovi.

Kdy to není třeba

Není nutné potvrzovat každou drobnost. Domluva, kdo přinese kávu, nebo posun schůzky o čtvrt hodiny nestojí za zprávu. Příliš mnoho potvrzování působí nedůvěřivě.

Také když už existuje smlouva nebo zápis, který vše pokrývá, další zpráva přidá jen šum. Stačí případně odkázat na příslušný bod.

Před odesláním se zeptejte: co by se stalo, kdyby se dohoda zapomněla? Pokud nic podstatného, nechte to být.

Časté otázky

Je e-mailové potvrzení závazné?

Ústní i e-mailová dohoda mohou mít právní účinky, ale záleží na obsahu a okolnostech. E-mail především usnadní dokázání, co se domluvilo. U důležitých věcí se poraďte s právníkem.

Co když druhá strana neodpoví?

Mlčení nemusí znamenat souhlas. Po několika dnech pošlete krátkou připomínku a požádejte o potvrzení. U zásadních věcí se domluvte telefonicky nebo osobně.

Jaký tón zvolit?

Věcný a přátelský. Začněte poděkováním, shrňte body a nabídněte opravu. Bez obvinění a bez slov „jak jsme se dohodli, tak to bude“.

Můj tip: Doporučila bych vytvořit si šablonu o třech řádcích: co jsme se dohodli, do kdy a kdo to dodá. Uložte ji do konceptů a po každé důležité domluvě ji jen přepište. Zabere to minutu a obvykle ušetří několik e-mailů.

Zdroje

• Ministerstvo práce a sociálních věcí ČR
• Státní úřad inspekce práce