Faktura platí podle náležitostí, ne podle vzhledu

Klient nezaplatí fakturu, protože v ní chybí údaj, a vy čekáte na peníze o týdny déle. Zdá se to jako drobnost, ale právě chybějící položky patří k nejčastějším důvodům, proč se faktura vrací. Nezáleží na tom, zda je vytvořena ve vlastní šabloně nebo v programu. Důležité je, aby obsahovala potřebné údaje. Níže jsou základy a následně detaily, které stojí za kontrolu.

Faktura jako doklad o pohledávce

Faktura je účetní doklad, kterým žádáte o zaplacení za zboží nebo službu. Pro obchodní vztah i pro vedení evidence potřebujete, aby byla jednoznačná. Konkrétní podoba není předepsána, záleží na obsahu.

Nelze si pomoci tím, že pošlete jen e-mail s částkou. Odběratel pak nemá podklad pro zaplacení ani pro účetnictví. Totéž platí pro úřad při kontrole.

Pravidla se mohou měnit, proto vždy ověřte aktuální znění zákonů a pokynů finanční správy. Informace zde mají obecný charakter.

Základní údaje, bez kterých to nejde

Na faktuře uveďte označení dodavatele a odběratele, tedy jméno nebo obchodní firmu, adresu a identifikační číslo. U odběratele postačí údaje, které jsou nutné k identifikaci. Neopomeňte uvést i kontaktní údaje.

• číslo faktury, které je jedinečné
• datum vystavení a datum splatnosti
• popis plnění, tedy co se fakturuje
• celková částka k úhradě
• způsob platby, například číslo účtu a variabilní symbol

Popis plnění pište srozumitelně. Místo slova služby uveďte, co jste udělali. Úřad i klient ocení konkrétnost.

Rozdíl pro plátce DPH

Plátce DPH musí na dokladu uvést další údaje. Například daňové identifikační číslo, rozpis základu daně a daně a datum uskutečnění zdanitelného plnění. Požadavky se liší podle typu dokladu.

Neplátce uvádí, že není plátcem, pokud to vyžaduje situace. Přesné znění ověřte v aktuálních předpisech. Neplátce nesmí na faktuře účtovat daň.

Pokud se blížíte limitu obratu, sledujte jej včas. Přechod na plátce má vliv na fakturaci. O podmínkách se informujte u finanční správy.

Číslování a splatnost

Zavedte jednoduchou číselnou řadu, třeba rok a pořadí. Pomůže vám udržet přehled a nevznikají duplicity. Číslo nepoužívejte dvakrát.

Splatnost si můžete domluvit se zákazníkem, nejčastěji se používá čtrnáct nebo třicet dní. Dobu uveďte v den vystavení, ať je termín zřejmý. U nových klientů kratší splatnost snižuje riziko.

Při prodlení můžete uplatnit zákonný úrok, pokud nebylo sjednáno jinak. Výši zjistíte v platných nařízeních. Nejprve zákazníka slušně upomeňte.

Chyby, které se opakují

Do faktury se vloudí překlep v IČO nebo v čísle účtu. Platba pak míří jinam, nebo ji účetní nespáruje. Před odesláním si údaje znovu přečtěte.

Druhá chyba je chybějící popis plnění nebo nejasná částka. Klient pak neví, co platí. Třetí je odeslání bez potvrzení příjmu.

Fakturu odešlete tak, aby bylo možné doložit doručení. Například e-mailem s potvrzením čtení nebo přes systém. Uchovávejte kopie po zákonem stanovenou dobu.

Můj tip: Doporučila bych si vytvořit šablonu faktury jednou a pečlivě ji zkontrolovat s účetní nebo poradcem. Pak měníte jen číslo, datum a položky. Méně změn znamená méně chyb.

Zdroje

• Finanční správa České republiky
• Zákon o účetnictví
• Zákon o dani z přidané hodnoty