Nezařazené

10 tipů pro správný byznys e-mail

Tipy jak správně používat e-mail v business komunikaci a čemu se vyhnout. Komunikujete se svým partnery nebo zákazníky prostřednictvím e-mailu? Víte, co by měl a neměl obsahovat správný e-mail? Přečtěte si několik rad: 1. Použijte výstižný předmět e-mailu E-maily na první pohled posuzujeme zejména podle jejich předmětu (angl. Subject). Podle toho, zda nás předmět zaujme […]

Tipy jak správně používat e-mail v business komunikaci a čemu se vyhnout.

Komunikujete se svým partnery nebo zákazníky prostřednictvím e-mailu? Víte, co by měl a neměl obsahovat správný e-mail? Přečtěte si několik rad:

1. Použijte výstižný předmět e-mailu

E-maily na první pohled posuzujeme zejména podle jejich předmětu (angl. Subject). Podle toho, zda nás předmět zaujme se dále rozhodujeme, zda si vůbec e-mail otevřeme a přečteme. Podle předmětu e-mailu adresát ihned ví, k čemuž se odesílatel vyjadřuje a zda si to vyžaduje okamžitou pozornost. Pokud ve své e-mailové schránce hledáte nějaký e-mail, nejrychleji ho očima najdete právě podle předmětu. Kolikrát se vám už stalo, že jste měli v schránce různé e-maily bez předmětu, případně s nicneříkajícími předměty typu “Ahoj” či “Re:”?

2. Nepoužívejte diakritiku

Při psaní e-mailu pište bez české diakritiky, tj bez háčků a háčků. Proč? Ne všechny e-mailové programy totiž dokáží zobrazit e-mail s diakritikou správně. Pokud odešlete e-mail s diakritikou, tak je velká pravděpodobnost, že se příjemci zobrazí nesprávné a někdy zcela nečitelně (například spojení červeno-černý kůň bude vypadat takto: ÄŒerveno-âERNÉ kÃ’Å).

3. Posílejte e-mail jako prostý text

Stejný problém jako s diakritikou může nastat s formátováním e-mailu. Pokud napíšete e-mail ve formátu HTML, nemusí se příjemci zobrazit správně. Vámi zamýšlené úpravy textu (tučné písmo, různé typy, barvy a velikosti písma atd) ztratí význam a text nakonec může vypadat na obrazovce příjemce ještě horší.

4. Používejte odstavce

Pokud píšete delší text, rozdělte ho do odstavců. E-mail bude přehlednější, čitelnější a příjemce se v něm rychleji zorientuje.

5. Nezapomeňte na kontaktní informace

Na konci e-mailu vždy uveďte vaše kontaktní informace. Vaše jméno, telefonický kontakt, a samozřejmě firmu či společnost, jejíž jménem píšete. Je vhodné uvést i e-mailovou adresu – pro případ, že by ji chtěl příjemce označit a někam zkopírovat. Na vkládání kontaktních údajů můžete využít i funkci automatického podpisu, která za vás vloží podpis s kontaktními údaji do každého e-mailu. Funkci nabízí téměř každý e-mailový klient a dokonce i většina webovských e-mailových služeb.

6. Odpověď patří na začátek e-mailu

Pokud odpovídáte na e-mail, pište odpověď na začátek e-mailu, aby příjemce nemusel pracně hledat místo, kde končí původní e-mail a začíná vaše odpověď.

7. Ponechte si při odpovědi původní e-mail

Při odpovědi vždy ponechte i původní zprávu, aby příjemce věděl, na co vlastně reagujete. Určitě jste už někdy dostali e-mail se stručnou odpovědí ve stylu “Ano, souhlasím” a pak jste se museli prokousávat v odeslané poště a zjišťovat, na co vlastně odesílatel odpovídá.

8. Nepište celý text VELKÝMI PÍSMENY

Text psaný VELKÝMI PÍSMENY se velmi špatně čte a je nepřehledný. Vytváří to dojem, že na příjemce křičet. Velké písmene si v textu šetřete na slova, která chcete ZVÝRAZNIT. Pokud budete psát celý text velkými písmeny, příjemce si může myslet, že se něčeho velmi silně dozadu. Nebo že nevíte pracovat s klávesnicí a nevíte vypnout funkci CAPS LOCK. Nebo že jste líný.

9. Obrázky vkládejte jako přílohu

Nevkládejte obrázky do e-mailu, ale přiložte je jako přílohu. Většina e-mailových programů totiž automaticky blokuje obrázky, které jsou vloženy přímo do e-mailu (například přes funkci kopírovat-vložit). Některé e-mailové služby mohou e-mail s vloženým obrázkem do těla e-mailu považovat se spam (nevyžádanou poštu).

10. Šetřete smajlíky 🙂

Nepoužívejte v textu příliš smajlíků 🙂 Příliš mnoho smajlíků dělá text nepřehledným a znevažuje obsah e-mailu. Přemnožení smajlíci vytvářejí dojem, že váš byznys e-mail neberete vážně, nebo že si děláte z příjemce srandu. Použijte smajlíků zejména pokud myslíte větu či tvrzení ironicky – i když takovým dvojsmyslným větám nebo vyjádřením, které si může příjemce vysvětlit jinak než vy, byste se v obchodní komunikaci měli raději vyhnout.