Jak si zorganizovat práci a zvládat ji beze stresu

Přejete si zvládat své pracovní povinnosti beze stresu? Naučíme vás, jak si zorganizovat své úkoly tak, aby vás nezahlcovaly, jejich plnění bylo efektivní a dělalo vám radost.

1) Kancelář jako dokonalý systém

Ať už pracujete ve firmě nebo praktikujete home office, základem je vytvoření funkčního systému, který člověku umožní mít čistou hlavu. Začněme tedy úklidem. Všechny pracovní podklady by měly být snadno dohledatelné. Neměl by vám chybět štítkovač třeba od firmy Brother, s pomocí kterého své pracovní materiály přehledně roztřídíte do šanonů a opatříte popisky (použít můžete i samolepicí štítky se vrhnout na domácí tisk štítků). Zastaralé dokumenty skartujte či archivujte a seznamy s hesly a kontakty připevněte na nástěnku, kde budou na očích. Všechny důležité záznamy by měly být uloženy i v elektronické podobě, ideální je tedy mít k dispozici i multifunkční tiskárnu. Aby vás v práci nic nebrzdilo pravidelně také kontrolujte zásoby papírů a zejména pak tonerů.

2) Systematické řešení úkolů

Často si vytváříme dlouhé soupisy záležitostí, které nám připomínají, že toho máme moc. Tím se dostáváme do napětí, které v nás vyvolává odpor k naší práci. Osvojte si tyto postupy: · Rozpracování úkolů – úkol nestačí zaznamenat, důležité je vytvořit ke každému úkolu mapu konkrétních kroků. Zkonzultujte postupy s kolegy, zkontrolujte, zda máme k dispozici potřebné materiály a vše rozepište do jednotlivých bodů. · Kategorizace úkolů – dále je třeba roztřídit jednotlivé úkoly do složek dle jejich důležitosti a případně zaznamenat do kalendáře. Využijte pro rozlišení úkolů barvy, např. červeně: IHNED k řešení, oranžově: NESPĚCHÁ / vyžaduje delší přípravu, modře: MOŽNÁ, NĚKDY. · Řešení úkolů – úkoly, které nám nezaberou déle než 5 minut, vyřešíme ihned, dalším se věnujeme dle priority, času a energie, které máme k dispozici. Postupujte od nejpalčivějších úkolů, ve zbytku času se věnujte přípravě materiálů k úkolům, které tolik nespěchají. Pokud máte rádi elektronicé zaznamenávání, vyzkoušejte pro organizaci, kategorizaci a sdílení svých pracovních úkolů aplikace Evernote nebo Mindmup.

3) Osvojte si asertivní komunikaci

U problematičtějších úkolů, které vyžadují součinnost našich kolegů, je skvělé umět asertivně komunikovat. Co to znamená v praxi? Buďte přímočaří a sdělujte svůj požadavek co nejkonkrétněji. ŠPATNĚ: Omlouvám se, vím, že toho máš moc, ale přemýšlel jsem, že by bylo potřeba už vypracovat zase tu analýzu. Tak kdyby tě to neobtěžovalo, tak bys mi ji mohl, až budeš mít čas (nemusí to být hned) třeba poslat. SPRÁVNĚ: Zašleš mi vypracovanou analýzu zisků za minulý měsíc do zítřejších 11 hodin? Potřebuji ji nutně s sebou na poradu. Děkuji. Buďte slušní, ale komunikujte bez zbytečného okecávání, bez omluv, sáhodlouhých proseb. Vždy sdělte konkrétně, co potřebujete, stanovte termín, do kdy to potřebujete, a vyžadujte odsouhlasení z druhé strany.

4) Štěstí přeje připraveným

Pro efektivní práci je důležité mít k dispozici kvalitní know-how k jednotlivým pracovním činnostem. Je skvělé, když místo marnění času vysvětlováním postupů kolegovi, můžeme položit na stůl podrobný manuál. Chybí-li vám nějaký postup, navrhněte, aby jej ti zasvěcení zpracovali pro ostatní. Vězte, že ani tisk většího množství materiálů, nemusí být nákladný.

5) Nenechte se rozptylovat

Pro efektivní plnění úkolů se naučte zaměřit svou pozornost vždy pouze na jednu konkrétní činnost. Vše, co s ní nesouvisí a není naléhavé, si maximálně zaznamenejte, ale pro danou chvíli vypusťte z hlavy. · Odstraňte rušivé elementy – odstraňte z dosahu svůj soukromý mobil, pozavírejte na svém počítači všechna okna, která ke své práci nepotřebujete. Ruší-li vás, vypněte rádio. Kolegy informujte, kdy pro ně budete k dispozici. · Pracujte v blocích – pokud jste plně soustředění, nezapomínejte si dělat pauzy. Nastavte si upozornění, které vám vyskočí po 25 minutách soustředěné práce a jděte se poté na 5 minut projít, uvařit si čaj, protáhnout se. Tato technika je známá jako tzv. pomodoro. · Uspokojte své fyzické potřeby – Do práce choďte vyspalí a sytí. Průběžně během práce dbejte na pitný režim a mějte po ruce svačinky pro doplnění energie. Mějte po celý pracovní čas na vědomí, že vždy pracujete tak, jak nejlépe dovedete. Znamená to, že se v rámci svých možností a vědomostí snažíte vždy odvést dobrou práci. I kdybyste úkol nesplnili na 100 %, nemusíte se trestat tím, že to nebylo perfektní. Udělali jste vše, co jste v danou chvíli udělat mohli. Odcházejte domů s klidným srdcem!