Kolik papíru lze v kanceláři ušetřit a kde začít?

Většinu papíru v kanceláři spálí zbytečné tisky, ne ty, bez kterých to nejde. Kancelář s deseti lidmi, kde každý vytiskne denně dvacet listů, spotřebuje za měsíc osm balíků po 500 listech. S několika drobnými změnami návyků klesne spotřeba přibližně o tři čtvrtiny. Níže najdete výpočet i pořadí kroků, od nejsnazších po náročnější.

Ilustrační kancelář v číslech

Vezměme výchozí stav: deset zaměstnanců, každý tiskne 20 listů denně, měsíc má 20 pracovních dní. To dělá 200 listů denně a 4 000 listů měsíčně, tedy osm balíků po 500 listech. Čísla jsou ilustrační, ale poměry platí podobně i jinde.

Teď předpokládejme, že polovinu tisků nahradí čtení na obrazovce a e-mail. Zbývá 100 listů denně. Pokud se zbytek tiskne oboustranně, spotřeba klesne na 50 listů denně, tedy 1 000 listů za měsíc, dva balíky. Ušetříte šest balíků ze zbylých osmi.

Kdo a co vlastně tiskne?

Než začnete cokoli měnit, zjistěte skutečnost. Většina síťových tiskáren umí vést přehled tisků podle uživatelů. Za týden uvidíte, kdo tiskne nejvíc a co: e-maily, nabídky, interní dokumenty nebo koncepty, které se stejně vyhodí. Často se ukáže, že velká část papíru jde na jednu nebo dvě činnosti a stačí změnit je.

Změňte výchozí nastavení

Lidé tisknou tak, jak je tiskárna nastavená. Přepněte ji na oboustranný tisk a černobílé zobrazení jako výchozí režim. Výjimku si pak každý musí vyžádat vědomě. Tohle jediné opatření bývá nejúčinnější a nikoho nezatěžuje. Přidejte tisk více stránek na list u konceptů a stránky, které se opakovaně tisknou s nevyužitým okrajem, zkraťte nebo upravte v šabloně.

Schvalování a podpisy bez tisku

Největší zdroj tisků bývá oběh dokumentů: vytisknout, podepsat, naskenovat. Přeneste schvalování faktur, žádostí o dovolenou a interních smluv do elektronické podoby. U dokumentů, kde stačí prostý souhlas, funguje potvrzení e-mailem nebo ve sdíleném systému. U smluv ověřte, jaký typ elektronického podpisu je pro daný případ potřeba.

Co s papírem, který už vznikl

Papír potištěný z jedné strany se hodí na poznámky nebo koncepty. Zbytek patří do tříděného odpadu. Dokumenty, které zákon nebo vnitřní předpisy vyžadují archivovat, nešetřete a nedigitalizujte bez ověření, zda elektronická kopie postačí. Skartační lhůty se u různých typů dokladů liší a zjistíte je ve spisovém a skartačním řádu firmy.

Jak začít, když nemáte rozpočet na nové systémy

Nové programy nejsou nutné. Stačí sdílená složka s přehlednými názvy souborů, e-mail jako nosič schválení a ochota přestat tisknout smlouvy jen proto, že je to zvykem. Pro malou firmu funguje jednoduchý postup: jeden týden měření, druhý týden změna výchozího nastavení, třetí týden vyhodnocení.

Vyplatí se vybrat jednoho „správce papíru“, kterému kolegové hlásí problém, třeba když se nedaří oboustranný tisk na starší tiskárně. Pokud tiskárna oboustranně tisknout neumí, zvažte při příští výměně právě tuto funkci, protože se vrací nejrychleji. Do té doby pomůže ruční otáčení listů u dokumentů, které se tisknou pravidelně, například měsíční přehledy.

Kde se papír ztrácí nenápadně

Kromě běžných tisků utíká papír na místech, na která se zapomíná. Tisk e-mailů „pro jistotu“, poznámky ze schůzky, které nikdo nečte, tiskové zkoušky, kdy první stránka vyjde s chybou, nebo letáky vytištěné na zásobu, které zastarají dřív, než se rozdají. Pomáhá vedení tzv. tiskové diety: dohoda, že se tiskne jen to, co se skutečně podepisuje nebo předává zákazníkovi.

Zastavte také hromadné tisky na požádání. Stačí, když kdokoli, kdo chce tisknout víc než několik stran, nejprve zkontroluje náhled a nastavení.

Jak poznat, že úspory fungují

Po zavedení změn sledujte spotřebu papíru stejně jako dřív, tedy podle počtu balíků objednaných za měsíc. Porovnejte ji s výchozím stavem. Pokud klesá, ukažte to týmu, protože viditelný výsledek motivuje víc než pravidla. Pokud ne, vraťte se k přehledu tisků a podívejte se, kdo nebo co stále tiskne víc.

Úspora papíru se projeví i v nákladech na toner a odvoz odpadu a menší tiskárnu stačí méně často servisovat. Na rozdíl od jednorázového nákupu nového vybavení tak jde o úsporu, která se opakuje každý měsíc.

Časté otázky

Je digitalizace vždy levnější než tisk?

Ne vždy. Elektronický oběh vyžaduje software, zálohování a čas na zaškolení. Úspora se projeví tam, kde se dokument tiskne opakovaně, ne u jednorázové agendy.

Musím archivovat doklady v papíře?

Záleží na typu dokumentu. Některé doklady lze uchovávat elektronicky, jiné vyžadují původní podobu nebo ověřený převod. Ověřte to u zákona, který se dokladu týká, nebo u finančního a archivního oddělení.

Jak přesvědčit kolegy, aby tiskli méně?

Ukažte jim týdenní přehled tisků za celý tým a změňte výchozí nastavení tiskárny. Přesvědčování funguje hůř než prostředí, ve kterém je úsporná varianta nejjednodušší.

Zdroje

• Ministerstvo životního prostředí
• Ministerstvo vnitra České republiky (spisová služba a archivnictví)